Polityka prywatności i plików cookies

Data ostatniej aktualizacji: 5 sierpnia 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej dostępnej pod adresem www.upit.com.pl, zwanej dalej „Serwisem", a także osób kontaktujących się z UPIT Sp. z o.o. za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, telefonu lub profili prowadzonych w mediach społecznościowych.

Polityka określa również zasady wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii, obsługi zapytań ofertowych, prowadzenia korespondencji handlowej, realizacji umów oraz wykonywania obowiązków prawnych i rozliczeniowych Administratora.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej „RODO") oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Kontakt z Administratorem jest możliwy:

• pocztą elektroniczną: biuro@upit.com.pl;
• telefonicznie: 577 876 484;
• pisemnie: na adres UPIT Sp. z o.o., ul. Ojcowska 145, 31-344 Kraków.

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, korzystania z praw wynikających z RODO oraz wycofania zgody marketingowej można kontaktować się z Administratorem pod adresem biuro@upit.com.pl.

3. Sposoby pozyskiwania danych

1. bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą - za pośrednictwem formularza w Serwisie, wiadomości e-mail, rozmowy telefonicznej, wiadomości w mediach społecznościowych, zapisu na newsletter oraz korespondencji dotyczącej oferty lub realizowanego projektu;
2. automatycznie podczas korzystania z Serwisu - za pośrednictwem logów serwera, plików cookies, narzędzi analitycznych oraz narzędzi służących bezpieczeństwu Serwisu, a w przypadku narzędzi wymagających zgody - wyłącznie po jej udzieleniu;
3. od osoby reprezentującej klienta lub kontrahenta - w zakresie danych kontaktowych osób wyznaczonych do współpracy przy projekcie;
4. ze źródeł publicznie dostępnych - w zakresie danych rejestrowych przedsiębiorców niezbędnych do przygotowania oferty, umowy lub rozliczenia.

Osoba przekazująca Administratorowi dane innych osób powinna być uprawniona do ich przekazania oraz poinformować te osoby o zasadach przetwarzania danych przez Administratora.

4. Zakres przetwarzanych danych

4.1. Dane związane z zapytaniem

Imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, obszar zapytania, treść wiadomości, historia korespondencji oraz informacje o przygotowanej ofercie.

4.2. Dane związane z realizacją usługi

Dane kontaktowe osób wyznaczonych do współpracy, dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, zakres i harmonogram prac, dostępy techniczne przekazane przez klienta, dane rozliczeniowe oraz korespondencja projektowa.

4.3. Dane do wystawienia faktury

W przypadku osoby fizycznej: imię i nazwisko, adres, dane dotyczące usługi. W przypadku przedsiębiorcy: nazwa, adres siedziby, NIP, dane osoby kontaktowej, adres e-mail, dane dotyczące usługi.

4.4. Dane wykorzystywane do komunikacji marketingowej

Imię (jeżeli podane), adres e-mail, data i źródło zgody, zakres zgody, historia wysłanych wiadomości oraz data i sposób wycofania zgody.

4.5. Dane techniczne

Adres IP, data i godzina korzystania z Serwisu, informacje o urządzeniu i przeglądarce, system operacyjny, przybliżona lokalizacja z adresu IP, odwiedzane podstrony, źródło wejścia, identyfikatory w plikach cookies oraz informacje o udzielonych zgodach.

Administrator nie wymaga podawania danych szczególnych kategorii. Prosimy o nieprzekazywanie takich informacji, jeżeli nie jest to konieczne do realizacji uzgodnionej usługi.

5. Cele i podstawy przetwarzania danych

5.1. Obsługa zapytania i kontakt

Dane z formularza, e-maila, telefonu lub mediów społecznościowych przetwarzamy w celu przyjęcia i analizy zapytania, udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, prowadzenia korespondencji oraz podjęcia działań przed zawarciem umowy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: obsługa korespondencji i dokumentowanie ustaleń).

5.2. Kontynuowanie obsługi niezakończonego zapytania

Jeżeli nie otrzymamy odpowiedzi na ofertę, możemy wysłać wiadomość bezpośrednio związaną z zapytaniem - przypomnienie o ofercie, pytanie o jej aktualność lub propozycję alternatywnego zakresu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.

5.3. Zawarcie i realizacja umowy

Dane przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy, prowadzenia projektu, komunikacji w jego trakcie, rozliczenia oraz obsługi zmian zakresu i reklamacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5.4. Obowiązki podatkowe, księgowe i prawne

Wystawianie faktur i dokumentów księgowych, prowadzenie dokumentacji oraz wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

5.5. Newsletter i komunikacja marketingowa

Za odrębną, dobrowolną zgodą przetwarzamy imię i adres e-mail w celu przesyłania informacji o ofertach, materiałach i aktualnościach UPIT. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz uprzednia zgoda zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej. Zgoda jest dobrowolna, nie jest warunkiem wysłania zapytania ani współpracy, nie może być zaznaczona domyślnie i można ją wycofać w każdej chwili - linkiem w wiadomości lub e-mailem na biuro@upit.com.pl.

5.6. Prezentacja realizacji w portfolio

Zrealizowane projekty prezentujemy w portfolio oraz w materiałach ofertowych. Publikacja odbywa się na podstawie postanowień umowy z klientem albo jego odrębnej zgody, a w przypadku danych osób kontaktowych - na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5.7. Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ochrona praw i mienia Administratora).

5.8. Bezpieczeństwo i prawidłowe działanie Serwisu

Ochrona przed nadużyciami, wykrywanie błędów, logi techniczne oraz przeciwdziałanie spamowi. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5.9. Analityka internetowa

Po wyrażeniu zgody na cookies analityczne prowadzimy pomiar ruchu i statystyki korzystania z Serwisu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak podanie danych oznaczonych jako wymagane jest niezbędne do przesłania formularza, otrzymania odpowiedzi, przygotowania oferty, zawarcia umowy oraz wystawienia faktury. Podanie danych w celach marketingowych jest całkowicie dobrowolne.

7. Okres przechowywania danych

Zapytania niezakończone współpracą - co do zasady nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu. Dane z umów - przez czas realizacji oraz okres wymagany przepisami podatkowymi i przedawnieniem roszczeń. Dokumentacja księgowa - przez okres wymagany prawem. Dane marketingowe - do czasu wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu lub ustania celu. Dowody udzielonych zgód - przez okres niezbędny do wykazania zgodności z prawem.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora: dostawcom hostingu i infrastruktury, poczty i domen, narzędzi do obsługi formularzy i zgód cookies, systemów mailingowych, narzędzi analitycznych i reklamowych, podwykonawcom realizującym prace projektowe (na podstawie umów powierzenia), biuru rachunkowemu, kancelariom oraz organom publicznym uprawnionym z mocy prawa - wyłącznie w niezbędnym zakresie. Administrator nie sprzedaje danych osobowych.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy narzędzi mogą posiadać infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazanie następuje wówczas na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO - decyzji o odpowiednim stopniu ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych zgodnych z prawem zabezpieczeń.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje prawo do: informacji, dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, uzupełnienia, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu (wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wobec marketingu bezpośredniego), wycofania zgody w dowolnym momencie oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu skorzystania z praw napisz na biuro@upit.com.pl.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane z formularza i korespondencji nie służą do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne. Po wyrażeniu zgody na cookies analityczne lub marketingowe dostawcy narzędzi mogą prowadzić profilowanie marketingowe, które nie wywołuje wobec użytkownika skutków prawnych.

12. Pliki cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika. Serwis wykorzystuje cookies:

• niezbędne - konieczne do prawidłowego działania Serwisu i zapamiętania dokonanych wyborów, w tym decyzji dotyczącej zgód oraz ustawień panelu ułatwień dostępu; stosowane bez odrębnej zgody;
• analityczne - Google Analytics; uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody i służące do statystyk oraz ulepszania Serwisu;
• marketingowe - stosowane wyłącznie po wyrażeniu zgody, jeżeli w Serwisie prowadzone są działania reklamowe.

Serwis działa w oparciu o mechanizm Google Consent Mode: do momentu wyrażenia zgody narzędzia analityczne i reklamowe pozostają wyłączone. Zgodę można w dowolnym momencie zmienić lub wycofać w panelu ustawień cookies dostępnym w Serwisie, a także zmieniając ustawienia przeglądarki. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej.

13. Formularz kontaktowy

Formularz służy do przesyłania zapytań dotyczących usług UPIT. Jego przesłanie oznacza prośbę o przyjęcie i analizę zapytania, przygotowanie odpowiedzi lub oferty oraz kontakt na podane dane. Dane z formularza nie są automatycznie wykorzystywane do wysyłki marketingowej - wymaga to odrębnej zgody.

14. Treść oświadczeń przy formularzu

Zgoda marketingowa jest dobrowolna i nie jest warunkiem wysłania zapytania ani otrzymania oferty. Checkbox marketingowy nie jest zaznaczony domyślnie.

15. Profile w mediach społecznościowych

Administrator może prowadzić profile UPIT w mediach społecznościowych i przetwarzać dane udostępnione przez użytkownika w danym serwisie w celu prowadzenia profilu, komunikacji, promocji oraz obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Niezależnym administratorem danych na platformie pozostaje również jej operator.

16. Odnośniki i treści zewnętrzne

Serwis może zawierać odnośniki do mediów społecznościowych, map oraz stron partnerów. Po przejściu do zewnętrznego serwisu dane mogą być przetwarzane przez jego operatora na jego zasadach. Administrator nie odpowiada za polityki niezależnych operatorów.

17. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą, ujawnieniem oraz dostępem osób nieupoważnionych, dostosowane do zakresu i ryzyka przetwarzania.

18. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą przepisów, zakresu działalności, funkcji Serwisu lub wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą aktualizacji.

19. Kontakt

W sprawach danych osobowych, praw wynikających z RODO, wycofania zgody, rezygnacji z wiadomości marketingowych, plików cookies oraz bezpieczeństwa danych: biuro@upit.com.pl, UPIT Sp. z o.o., ul. Ojcowska 145, 31-344 Kraków.